Política de privacidad de biid.me
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales de los usuarios de la Aplicación Biidme (en adelante “Biidme” o la “Aplicación”) que se puede encontrar en la página web www.biid.me, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015 de Colombia, por parte del Responsable de los Datos Personales, el señor John Byron Arias, ciudadano colombiano, identificado con cédula de ciudadanía No.
1.094.912.372 de Armenia, Quindio, Colombia, con dirección de notificación judicial y comercial calle 103a # 11b-49, johnelconsultor@gmail.com, y 316491474 (en adelante el “Responsable del Tratamiento de Datos Personales”).
Esta Política describe (i) los tipos de datos personales que recabamos/recolectamos/recopilamos en la Aplicación, (ii) la forma, los propósitos y la finalidad para los cuales recolectamos dichos datos personales, (iii) los derechos y opciones con respecto a sus datos personales, (iv) cómo y a dónde puede usted comunicarse con nosotros para actualizar su información, obtener respuestas a las preguntas que usted pueda tener con relación a nuestras prácticas de datos personales, o para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, y (v) los terceros con quienes pudiésemos compartirlos y las medidas que tomamos para proteger la seguridad de los datos
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Información del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales
El Responsable del Tratamiento de Datos Personales:
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Nombre: John Byron Arias
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Cédula de ciudadanía: 1.094.912.372
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Ciudadanía: Colombiano
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Relación con la Aplicación: Titular de la Aplicación.
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Dirección física: calle 103a # 11b-49
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Número de Teléfono: +57 316491474
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Email: johnelconsultor@gmail.com
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Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y su finalidad
La Aplicación recolectará los datos personales de los usuarios y los mismos serán almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.
2.1 Tratamiento de Datos Personales de naturaleza pública y privada
En relación con el uso de la Aplicación, podemos recoger o recopilar información sobre usted y sus documentos, así como sus dependientes (hijo(a)s o dependientes legales) u otras relaciones personales. Nos referimos a tal información como "Datos Personales".
Los Datos Personales no incluye información que no se considera información personal según la legislación aplicable (por ejemplo, datos agregados o no identificables).
Ni la Aplicación ni el Responsable de Datos Personales divulgarán Datos Personales para cualquier otro propósito disconforme con los propósitos identificados a usted antes de la recolección, uso o divulgación, o los que se describen en esta Política, a menos que sea requerido o autorizado por la ley, autorizado por usted, o es razonablemente necesario para una emergencia que amenaza la vida, salud o seguridad de un individuo.
Sus Datos Personales pueden ser obtenidos de las siguientes fuentes o cualesquiera otras fuentes que puedan ser necesarias:
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La información proporcionada o enviada por usted, a través de, entre otros medios, al momento del registro y enrolamiento en la Aplicación;
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Información disponible o accesible al público;
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La información o documentos que usted decida, voluntariamente, cargar a la Aplicación; y
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Cualesquiera otras comunicaciones por escrito o verbal o documentos entregados a nosotros antes y durante el uso de la Aplicación.
Su decisión de proporcionar Datos Personales a la Aplicación es opcional. Sin embargo, si usted no proporciona cierta información, la Aplicación podrá ser incapaz de lograr algunos de los fines descritos en esta Política, o incluso podría no poder enrolarse para el uso de la Aplicación.
2.2 Los Fines para el que Podemos Recopilar, Usar, Transmitir, Transferir y Divulgar Datos Personales:
El Titular puede, de forma opcional, entregar los Datos Personales al Responsable del Tratamiento de Datos Personales a través de la Aplicación con los siguientes propósitos y que se cumplan las siguientes finalidades:
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Enrolamiento: Datos Personales necesarios para crear el usuario, para identificarlo, y gestionar el usuario dentro de la Aplicación. El enrolamiento permitirá el uso de las demás funciones de la Aplicación.
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Gestión documental: Datos Personales y documentos (en los distintos tipos de archivos) que sean cargados a la Aplicación para ser recopilados en la nube de la Aplicación para uso exclusivo del Titular a través de la Aplicación, o para compartir con terceros según la finalidad siguiente.
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Compartir información y documentos con terceros que autorice el Titular: el Titular también, con el uso de las funcionalidades, autoriza a la Aplicación compartir con terceros (otros usuarios o entidades terceras) la información que el Titular decida compartir en un momento específico. Sin perjuicio de la autorización general, el Titular, cada vez que vaya a utilizar la funcionalidad de compartir documentos con terceros, deberá autorizar el compartir la información con terceros, en el momento en que se le alerte.
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Comunicaciones y publicidad: los Datos Personales y de contacto del Titular pueden ser utilizados por la Aplicación (o con terceros) para realizar actividades de comunicación, publicidad, o notificaciones del Titular en relación con la Aplicación, sus actualizaciones, funcionalidades, cambios, etc.
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Entrega de información a terceros (aliados comerciales): El Titular también autoriza al Responsable de Datos Personales a transmitir o transferir los Datos Personales con terceros aliados, comercializarlos o recibir pagos por ello, siempre y cuando los Encargados del Tratamiento de Datos Personales o los receptores de la información garanticen que la transmisión de dicha información se regirá por esta Política y los estándares de Biidme.
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Información de terceros (dependientes): Padres de familia o tutores, responsables de menores de edad, podrán realizar cargues directos de información y documentación de los dependientes y autorizar el tratamiento de Datos Personales de los menores de edad. Para compartir la información de los menores de edad, se requerirá autorización expresa del padre de familia, tutor o responsable del menor de edad al momento de compartir o subir información.
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Cumplimiento de Ley: el cumplimiento de requisitos legales y otros, tales como mantenimiento de registros e informes, realización de auditorías, cumplimiento de inspecciones gubernamentales y otras solicitudes del gobierno u otras autoridades públicas, respondiendo a procesos legales tales como citaciones, persiguiendo los derechos y recursos legales, defendiendo los litigios y gestión de quejas o reclamaciones internas, llevando a cabo investigaciones y cumpliendo con las políticas y procedimientos internos
2.3. Tratamiento de Datos Personales Sensibles:
La Aplicación puede, bajo la autorización expresa, voluntaria, y opcional del Titular, recolectar información que contenga Datos Personales Sensibles como resultados de exámenes médicos, historia clínica, certificados étnicos, certificados de membresía a grupos sindicales, afiliaciones políticas o grupos sociales, etc. Esta información se recopila con el único propósito de permitir a los Titulares de mantener su información recopilada y en una sola plataforma. Ni la Aplicación ni el Responsable del Tratamiento de Datos Personales hará uso de esta información ni compartirá con terceros que no estén autorizados expresamente por el Titular.
Esta información no será parte de la información necesaria para el enrolamiento por lo que es completamente voluntario cargar la información a la Aplicación.
Esta información también podrá ser utilizada con el fin de cumplir con las obligaciones y conforme a lo dispuesto en la ley.
2.4. Tipos de Terceros con los que el Responsable del Tratamiento de Datos Personales Puede Compartir Datos Personales:
La Aplicación y el Responsable del Tratamiento de Datos Personales podrán compartir la información con los siguientes terceros:
Terceros que autorice el Titular: A través de la Aplicación el Titular puede compartir los documentos e información cargada con los terceros que decida. Esta funcionalidad requiere la autorización expresa del usuario de la Aplicación.
Asesores Profesionales: Contadores, auditores, abogados, aseguradores, banqueros y otros asesores profesionales externos.
Proveedores de Servicios: Empresas o terceros que son proveedores de servicios para cualquiera de las funcionalidades de la Aplicación.
Autoridades Públicas y Gubernamentales: Entidades que regulan o que tienen jurisdicción sobre el tratamiento de datos personales como las autoridades reguladoras, agencias de cumplimiento con la ley, los organismos públicos y judiciales.
3. Transferencias, Transmisiones y Uso Conjunto de Datos Personales
Podemos transferir o transmitir Datos Personales a países distintos a aquél en el cual se recabó/recolectó/recopiló originalmente dicha información, incluyendo Estados Unidos de América. Estos países pueden no tener las mismas leyes de protección de datos que las del país en el cual usted inicialmente proporcionó la información. Cuando transfiramos sus Datos Personales a otros países, protegeremos esa información de la manera descrita en esta Política.
En muchos casos, el Responsable de Datos Personales a tiene que compartir Datos Personales con terceros proveedores de servicios. Para garantizar la integridad y seguridad de los Datos Personales, el Responsable de Datos Personales requiere que los proveedores de servicios de terceros estén obligados por contrato a comportamiento de una manera consistente con esta Política.
4. Periodo de Retención
Conservaremos sus Datos Personales durante el tiempo necesario para cumplir con los fines descritos en esta Política a menos que se requiera o que una obligación legal señale un período de conservación más largo. Sin perjuicio de lo anterior, si a través de la Aplicación se comparte información con terceros, la información compartida también deberá mantenerse retenida y disponible, sin superar un tiempo superior a los 5 años desde la última entrega de información.
5. Sus Derechos y Opciones
El Responsable del Tratamiento de Datos Personales, a través de la Aplicación, obtiene su consentimiento/autorización previa al momento del recabo /recolección /recopilación para procesamiento /tratamiento de: (i) datos personales, (ii) datos personales considerados sensibles con arreglo a la ley colombiana, (iii) datos personales que vayan a ser utilizados para otras actividades de procesamiento/tratamiento de datos para las cuales su consentimiento/autorización pueda ser requerido, o (iv) datos personales de menores de edad que el responsable del menor de edad autorice.
Con sujeción a la ley aplicable, usted tiene el derecho a solicitar lo siguiente:
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acceso a la información personal que mantengamos sobre usted y a recibir información acerca de la misma;
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la actualización y/o corrección/rectificación de errores en sus datos personales; objetar el procesamiento/tratamiento de sus datos personales; y
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solicitar que sus datos personales incluidos como parte del Contenido, incluyendo cualquier imagen, sean, según corresponda, bloqueados o cancelados/suprimidos/eliminados.
Para ejercer cualesquiera de sus derechos sobre sus datos personales, sírvase por favor ponerse en contacto con nosotros conforme se especifica más abajo, en la sección 7 de este documento.
6. Persona responsable de la atención a Titulares
El Responsable del Tratamiento de Datos Personales dispone para la Aplicación los siguientes datos de la persona que será la encargada de la atención a los Titulares que serán usuarios de la Aplicación:
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Nombre: John Byron Arias
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Correo: johnelconsultor@gmail.com
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Teléfono:+57 316491474
El procedimiento para el ejercicio de sus derechos con respecto a sus datos personales es el establecido en la Sección 7 siguiente.
7. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos
7.1 Procedimiento para acceso y de consulta
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos que han sido recolectadas en la Aplicación, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico: social@biid.me.
Toda solicitud para el ejercicio de cualquiera de sus derechos sobre sus datos personales tiene que ser por escrito y debe además contener y/o acompañar lo siguiente:
a) El nombre del titular de los datos, usuario, datos de identificación, u otro medio para comunicar nuestra respuesta a la solicitud recibida;
b) Los documentos que acrediten la identidad del titular de los datos, o bien, en su caso, la identidad y la condición del solicitante que lo faculta a actuar en representación legal del titular de los datos;
c) La indicación expresa del derecho que el solicitante quiere ejercer; y,
d) Una descripción clara y precisa de los datos personales con respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en la base de datos de la Aplicación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento de Datos Personales el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo electrónico a social@biid.me.
b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:
(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma original, electrónica o digital que cumpla con los requisitos de ley
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d) Si el reclamo resulta incompleto, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.3 Supresión de Datos
El Titular tiene el derecho a solicitar al Responsable de Datos Personales la supresión (eliminación) de sus datos personales y en especial cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
7.4 Revocatoria de la Autorización
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
8. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y el Responsable de los Datos Personales únicamente permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, únicamente en los siguientes casos: (i) por cumplimiento de una obligación o deber legal, (ii) por un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional, o (iii) por autorización o consentimiento previo general del Titular.
9. Vigencia de la Política.
La Política rige a partir del 1 de abril de 2023. Cualquier cambio sustancial en esta Política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web www.biid.me
ANEXO A
Tipos de Datos Personales que el Responsable del Tratamiento de Datos Personales a través de la Aplicación puede recopilar, usar, transferir y revelar pueden incluir:
Información Personal: Nombre, número de identificación, los datos de contacto, (correo electrónico, número de teléfono, dirección física), sexo, fecha de nacimiento, número de documento nacional de identidad, número de seguridad social, estado de pareja civil /doméstica, su pareja doméstica, dependientes, información de contacto de emergencia, su fotografía.
Documentación Requerida bajo Leyes de Inmigración: Ciudadanía, datos de pasaporte, documento nacional de identidad o número de seguridad social, los detalles de su residencia o permiso de trabajo.
Datos de Sistema y Acceso de Aplicación: Información necesaria para acceder a los sistemas y funcionalidades de la Aplicación tales como cuenta, correo, documentos, compartir información, fotos, pdf, Excel, etc.
Datos Sensible: También podemos colectar ciertos tipos de información sensible sólo cuando lo permita la legislación local, tales como información de salud / médica, lugar de nacimiento, información de afiliación sindical, religión y raza u origen étnico.
Datos de menores de edad: el responsable del menor podrá crear usuarios o subir documentos de sus hijos o personas sobre las cuales es responsable y que no tienen la capacidad legal para actuar por sí mismos. En dichos casos, la información recolectada puede ser la misma enlistada anteriormente, pero requiere de la autorización expresa del responsable.